Прием входящих звонков и входящей корреспонденции, распределение писем и документов между отделами либо сотрудниками компании. Общение письменно и по телефону от лица компании, при отсутствии директора - предоставление исчерпывающей информации по интересующему вопросу; Прием посетителей и общение с ними. Обеспечение комфортного пребывания посетителей в офисе; Работа с документами. Подготовка документации к ознакомлению руководителя, определение важности и очередности ее поступления, систематизация, хранение, обработка входящих и исходящих писем, рассылка. Проверка и, при необходимости, коррекция документов, готовящихся к подписи; Составление рабочего графика руководителя, выполнение служебных поручений; Организация переговоров и совещаний, оповещение сотрудников, присутствие которых требуется на собраниях, подготовка конференц-зала либо переговорного кабинета, протоколирование заседания; Организация командировок руководителя и сотрудников: бронирование билетов и гостиниц, контроль своевременной оплаты и качества предоставляемых услуг; Часто среди того, что входит в обязанности секретаря референта - обеспечение сотрудников офиса канцтоварами, контроль их наличия и своевременный заказ. |